Montagmorgen im Besprechungsraum
Eine Steuerkanzlei in Franken, zwölf Mitarbeitende, Montagsrunde. Die Kanzleileiterin hat übers Wochenende beschlossen, dass das Team endlich strukturiert mit KI arbeiten soll – und bittet um Vorschläge, welches Werkzeug es sein soll. Was folgt, ist ein Stimmengewirr: Der eine nutzt privat ChatGPT und schwört darauf. Die Kollegin hat gelesen, Claude sei besser für lange Texte. Der Azubi wirft Gemini ein, weil die Kanzlei ohnehin mit Google-Kalender und Gmail arbeitet. Und der Seniorpartner fragt, ob das nicht alles dasselbe sei wie Alexa, die bei ihm zu Hause das Wetter ansagt. Nach vierzig Minuten ist keine Entscheidung gefallen, aber alle sind ein bisschen ratloser als vorher.
Die Szene ist typisch, und die Ratlosigkeit ist verständlich: Der Markt ist unübersichtlich, die Namen ähneln sich, und die Werbeversprechen sowieso. Dabei lässt sich die Landschaft mit ein wenig Sortierung gut überblicken. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Anbieter ein, erklärt den Unterschied zwischen kostenlosen und bezahlten Varianten, zeigt, was vorkonfigurierte Assistenten leisten – und räumt nebenbei mit der Alexa-Verwechslung auf.
Die großen Drei: ChatGPT, Claude und Gemini
Im Zentrum der heutigen KI-Landschaft stehen drei Chat-Anwendungen von drei Unternehmen, deren Namen man auseinanderhalten sollte – schon weil Produktname und Firmenname nicht identisch sind.
ChatGPT stammt von OpenAI, dem Unternehmen, das Ende 2022 mit genau diesem Produkt den KI-Boom auslöste. Es ist die bekannteste und meistgenutzte Anwendung, mit einem breiten Funktionsumfang von der Bilderzeugung über die Sprachkonversation bis zur Datenanalyse. Der Name selbst ist ein Hinweis auf die Technik: GPT steht für die Modellfamilie, die im Hintergrund arbeitet.
Claude kommt von Anthropic, einem Unternehmen, das von ehemaligen OpenAI-Mitarbeitenden gegründet wurde und besonderen Wert auf Sicherheit und nachvollziehbares Verhalten legt. Claude hat sich einen Ruf für sorgfältigen Umgang mit langen Texten und Dokumenten sowie für natürlich klingende Formulierungen erarbeitet – in Redaktionen, Kanzleien und der Softwareentwicklung ist es entsprechend beliebt.
Gemini ist die KI von Google und tief in dessen Ökosystem verwoben: Wer ohnehin mit Gmail, Google Docs, Kalender und Android arbeitet, begegnet Gemini zunehmend direkt in diesen Anwendungen. Der Zugriff auf die Google-Suche und die enge Verzahnung mit eigenen Dokumenten sind hier die naheliegenden Stärken.
Daneben existieren weitere ernstzunehmende Anbieter – etwa Microsoft, das KI unter dem Namen Copilot in Windows und Office integriert und dabei technisch eng mit OpenAI kooperiert, das französische Unternehmen Mistral oder Perplexity mit seinem Fokus auf Recherche mit Quellenangaben. Für den Einstieg genügt es aber, die großen Drei zu kennen: Ihre Fähigkeiten liegen näher beieinander, als die Fangemeinden es wahrhaben wollen. Alle drei schreiben, übersetzen, fassen zusammen, analysieren Dokumente und beantworten Fachfragen auf hohem Niveau. Die Unterschiede zeigen sich weniger im Grundsätzlichen als in Nuancen, im Bedienkomfort und in der Frage, welches Ökosystem im Unternehmen bereits vorhanden ist.
Kostenlos oder bezahlt: Was Sie wirklich bekommen
Alle drei Anbieter folgen demselben Modell: Es gibt eine kostenlose Version und Bezahl-Abos, üblicherweise um die 20 Euro pro Monat und Person, dazu Team- und Unternehmensvarianten mit Verwaltungsfunktionen.
Die kostenlosen Versionen sind vollwertige Chats und für den Einstieg ausdrücklich zu empfehlen – niemand sollte ein Abo abschließen, bevor er das Werkzeug ausprobiert hat. Ihre Grenzen zeigen sich im Alltag an drei Stellen: Man arbeitet oft nicht mit dem stärksten Modell des Anbieters, die Zahl der Nachrichten pro Tag ist begrenzt, und einzelne Funktionen wie ausgedehnte Recherche-Modi, größere Dateianhänge oder die Bilderzeugung sind eingeschränkt oder kontingentiert.
Die Bezahl-Abos heben diese Grenzen weitgehend auf: Zugriff auf die Spitzenmodelle, großzügige Nutzungslimits, längere Kontexte für umfangreiche Dokumente und die jeweils neuesten Funktionen zuerst. Für Unternehmen wichtig: Die Team- und Business-Varianten enthalten üblicherweise die Zusage, dass Firmendaten nicht für das Training der Modelle verwendet werden, dazu zentrale Nutzerverwaltung und Abrechnung. Wer KI beruflich mit Kundendaten oder internen Unterlagen nutzt, sollte diese Varianten den Privat-Abos vorziehen – nicht wegen der Funktionen, sondern wegen der vertraglichen Grundlage.
Eine ehrliche Faustregel für die Kanzlei aus dem Eingangsbeispiel: Wer das Werkzeug seltener als ein paar Mal pro Woche nutzt, fährt mit der Gratis-Version gut. Wer täglich damit arbeitet, spart mit dem Abo in aller Regel mehr Arbeitszeit ein, als es kostet.
Vorkonfigurierte Assistenten: Custom GPTs, Projekte und Skills
Ein Kapitel, das in der öffentlichen Diskussion oft untergeht, im Arbeitsalltag aber den größten Unterschied macht: Man muss nicht bei jedem Gespräch bei null anfangen. Alle großen Anbieter erlauben es inzwischen, Assistenten vorzukonfigurieren – also einmal festzulegen, welche Rolle die KI einnimmt, welchen Ton sie trifft, welche Regeln sie beachtet und auf welches Wissen sie zugreift.
Bei OpenAI heißen diese vorkonfigurierten Assistenten Custom GPTs: Man hinterlegt Anweisungen und bei Bedarf eigene Dateien und erhält einen spezialisierten Chat, den man mit Kollegen teilen kann – etwa einen Assistenten, der Angebotstexte immer im Stil des Hauses formuliert, oder einen, der Mandantenanfragen anhand der Kanzlei-FAQ vorsortiert. Bei Anthropic übernehmen geteilte Projekte und sogenannte Skills diese Rolle: Projekte bündeln Anweisungen und Wissensdokumente für einen Arbeitsbereich, Skills hinterlegen wiederverwendbare Arbeitsanweisungen, die die KI bei passenden Aufgaben automatisch heranzieht. Google verfolgt mit den Gems in Gemini dasselbe Prinzip.
Der praktische Wert liegt auf der Hand: Statt dass zwölf Mitarbeitende zwölf verschiedene Formulierungen für dieselbe Aufgabe erfinden und die Hälfte die Datenschutzregeln vergisst, definiert das Unternehmen einmal sauber, wie die KI etwa mit Mandantennamen umzugehen hat und wie ein Schriftsatz aufgebaut sein soll – und alle arbeiten auf diesem Stand. Vorkonfigurierte Assistenten sind damit das Bindeglied zwischen dem Ausprobieren Einzelner und einem echten Team-Werkzeug. Wer im Unternehmen KI einführt, sollte hier früh ansetzen.
Ein Beispiel aus der Praxis macht den Effekt greifbar: Ein Sanitärbetrieb bei Kassel hat einen geteilten Assistenten für Angebotsnachfassungen eingerichtet – hinterlegt sind der Tonfall des Hauses, die Preislogik und die Regel, niemals Rabatte zuzusagen. Die Bürokraft wirft nur noch Kundenname und Angebotsnummer hinein und erhält einen fertigen Entwurf, der klingt wie vom Chef diktiert. Eingerichtet war das an einem Nachmittag; seither spart es nach eigener Schätzung zwei bis drei Stunden pro Woche und hat den Nebeneffekt, dass Nachfassungen überhaupt wieder regelmäßig geschrieben werden.
Siri und Alexa sind etwas anderes
Zurück zur Frage des Seniorpartners: Ist das nicht dasselbe wie Alexa? Nein – und der Unterschied ist lehrreich. Klassische Sprachassistenten wie Siri und Alexa wurden für kurze Kommandos gebaut: Wecker stellen, Musik abspielen, Wetter ansagen, Licht dimmen. Hinter den Kulissen arbeiten sie über weite Strecken mit fest programmierten Befehlsmustern – erkennt der Assistent das Muster nicht, kommt der bekannte Satz, dass er das leider nicht verstanden hat. Ein echtes Gespräch, das Erstellen eines Textes oder das Durchdenken eines Problems liegt außerhalb ihrer Konstruktion.
Moderne KI-Chats beruhen dagegen auf großen Sprachmodellen, die Sprache nicht nach Mustern abgleichen, sondern frei formulierte Anliegen verarbeiten und darauf eigenständig formulierte Antworten erzeugen. Sie halten den Gesprächsfaden über viele Wendungen, gehen auf Rückfragen ein und erledigen Aufgaben, für die sie nie explizit programmiert wurden. Dass beide Gattungen zusammenwachsen, ist absehbar – die Hersteller rüsten ihre Assistenten nach und nach mit Sprachmodellen aus, und die KI-Chats haben längst Sprachmodi, mit denen man sich unterwegs unterhalten kann. Für die Orientierung heute gilt trotzdem: Wer Alexa kennt, kennt damit noch nicht die Arbeitswelt der KI-Chats – die Erfahrung mit dem einen sagt wenig über den Nutzen des anderen.
So wählen Sie das passende Werkzeug
Die wichtigste Botschaft vorweg: Die Frage nach dem einen besten Tool ist falsch gestellt. Sinnvoller sind vier pragmatische Kriterien.
Erstens das vorhandene Ökosystem: Arbeitet Ihr Unternehmen tief in Microsoft 365, liegt Copilot nahe; bei Google Workspace spricht vieles für Gemini; wer unabhängig davon den Chat als eigenständiges Werkzeug nutzt, wählt frei zwischen ChatGPT und Claude. Zweitens die Hauptaufgabe: Für lange Dokumente, sorgfältige Texte und Programmieraufgaben lohnt ein genauer Blick auf Claude, für breite Multimedia-Funktionen auf ChatGPT, für Recherche in Verbindung mit der Websuche auf Gemini oder Perplexity. Drittens Datenschutz und Verwaltung: Für den betrieblichen Einsatz zählen Team-Tarife mit Trainingsausschluss, Standort der Datenverarbeitung und die Möglichkeit, Vorgaben zentral zu setzen. Viertens – und am wichtigsten – der eigene Test: Nehmen Sie drei echte Aufgaben aus Ihrem Alltag und lassen Sie sie von zwei, drei Kandidaten in der Gratis-Version erledigen. Nach einer Woche Parallelbetrieb ist die Entscheidung meist offensichtlich, und sie beruht auf Ihren Aufgaben statt auf fremden Ranglisten.
Ein letzter Rat aus der Praxis: Legen Sie sich nicht auf ewig fest. Die Anbieter überholen einander im Abstand weniger Monate, und die Wechselkosten zwischen den Chats sind gering. Was bleibt und sich lohnt, ist das einmal aufgebaute Können im Team – gute Anweisungen, sauber definierte Assistenten und das Gespür dafür, welche Aufgabe man der KI wie übergibt. Dieses Wissen nehmen Sie zu jedem Anbieter mit.
Fazit: Vom Stimmengewirr zur Entscheidung
Die KI-Tool-Landschaft ist übersichtlicher, als sie wirkt: drei große Chat-Anwendungen mit ähnlichem Kern – ChatGPT von OpenAI, Claude von Anthropic, Gemini von Google –, dazu ein gemeinsames Preismuster aus Gratis-Einstieg und Abo um die 20 Euro sowie die Möglichkeit, Assistenten für das Team vorzukonfigurieren. Drei nächste Schritte für Ihre Montagsrunde: Erstens, benennen Sie die zwei häufigsten Alltagsaufgaben, bei denen KI helfen soll, und testen Sie damit zwei Anbieter eine Woche lang kostenlos. Zweitens, klären Sie vor dem Team-Rollout die Datenschutzfrage und wählen Sie einen Tarif mit Trainingsausschluss. Drittens, bauen Sie den ersten vorkonfigurierten Assistenten für eine wiederkehrende Aufgabe – dort entsteht der Nutzen, der alle überzeugt. Wenn Sie diesen Weg nicht allein gehen möchten: FJ Design begleitet Unternehmen bei Tool-Auswahl und KI-Einführung mit praxisnahen Workshops.